Ce document répondra, nous l'espérons, aux différentes questions que vous ou votre enfant vous vous posez, et vous permettra de préparer avec lui, ses vacances.
Nous restons à votre disposition pour toute question ou suggestion. N'hésitez pas à nous contacter.
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| Activités |
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Lorsque les activités sportives nécessitent un encadrement spécialisé, elles sont encadrées par des animateurs diplômés Brevet d’Etat, brevet fédéral ou par des animateurs ayant obtenu une qualification bafa.
Pour certaines activités artistiques et culturelles (exemple : hip-hop, percussions, tournage de mini-film…), l’AROEVEN fait appel à des professionnels spécialistes de l’activité.
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| Activités nautiques |
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| La pratique d’activités nautiques ne pourra se faire sans la présentation d’un Brevet de Natation de 25 mètres. Ce brevet est en général gratuit.Il suffit de se rendre dans une piscine et de demander à le passer. |
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| Age |
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| Les séjours AROEVEN sont organisés pour des jeunes de 6 à 18 ans. En fonction de chaque tranche d’âge l’AROEVEN mettra en place un projet respectant les besoins et les envies des jeunes (activités, période, destination, nombre de jours et de participants…) |
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| Agrément |
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| L’AROEVEN est une association loi 1901 ayant reçu l’agrément Tourisme et ceux du Ministère de la Jeunesse et des Sports et du Ministère de l’Education Nationale. |
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| Annulation |
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Toute annulation devra nous parvenir par lettre recommandée avec accusé de réception. Celle-ci entraînera la perception de frais selon le barème suivant :
- Plus de 21 jours avant le départ :
Les frais de dossier sont retenus, soit 50 € par participant
- Entre 21 et 15 jours avant le départ :
Retenue de 30% du montant total du séjour avec un minimum de 50 €
- Entre 14 et 7 jours avant le départ :
Retenue de 50% du montant total du séjour
- A partir de 6 jours avant le départ :
L'intégralité sera retenue
Si le jeune est repris par la famille avant la fin du séjour, aucune somme ne sera remboursée.
Tout acompte ou solde non payé dans les délais prévus peut entraîner l’annulation sans préavis du séjour par l’AROEVEN. |
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| Assurances Responsabilité Civile |
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| Tous les séjours présentés dans notre catalogue sont couverts par une assurance de responsabilité civile et assistance. Elle couvre votre enfant en cas d'accident et rembourse ce qui n'est pas pris en charge par la sécurité sociale et votre mutuelle. Elle ne concerne pas les pertes, vols ou dégradations d'objets personnels (prothèses, lunettes …) ou les déprédations occasionnées volontairement au sein du centre de vacances. Elle ne concerne pas non plus le remboursement des frais de séjour dans le cas où le jeune est obligé de l'interrompre. Dans ce cas l'association étudiera les modalités de remboursement. |
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| Assurance Annulation Voyage |
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Nous vous conseillons de souscrire une assurance annulation.L'AROEVEN vous propose cette garantie.
L'assurance annulation doit être impérativement souscrite au moment de l'envoi du bulletin d'inscription à l'AROEVEN.
 Garanties : Remboursement sans limite d'âge des frais d'annulation (une franchise de 15 € par dossier sera déduite) avant la date de départ en cas de :
Maladie grave, accident grave invalidant ou décès de l'assuré, son conjoint, ses ascendants ou descendants y compris ceux de son conjoint.
Décès des frères, soeurs, beaux-frères, belles-soeurs de l'assuré.
Sont également garantis le licenciement économique de l'assuré ; les dommages matériels importants à la résidence principale ou secondaire de l'assuré.
Limites de garanties : Les frais d'annulation de voyages sont couverts selon les conditions de vente du voyage avec un maximum de 1 000 € par personne
Remboursement sur présentation d'un certificat médical et du décompte des prestations de Sécurité Sociale.
Cotisation "annulation-voyage" :
- 2,5 % TTC du prix du séjour TTC (avec un minimum de cotisation TTC de 10 €
par inscription). Le montant est indiqué dans le tableau de chaque séjour
Si vous désirez souscrire à l'assurance Annulation voyage, vous pourrez le faire lors de la procédure d'inscription en ligne ou complétez le bulletin
d'inscription.
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| BAFA |
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| Les animateurs présents lors des séjours AROEVEN sont titulaires du BAFA (Brevet d’Aptitude aux Fonctions d’Animateur) : diplôme délivré par le Ministère de la Jeunesse et des Sports. |
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| BAFD |
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| Le directeur responsable du séjour AROEVEN est titulaire du BAFD (Brevet d’Aptitude aux Fonctions de directeur) : diplôme délivré par le Ministère de la Jeunesse et des Sports ou d'un diplôme équivalent. |
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| Bilan appréciation famille |
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| Le bilan d’appréciation famille est remis au jeune en fin de séjour. Il est à retourner à l’AROEVEN par courrier ou fax. |
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| Contacts - comment avoir des nouvelles de mon enfant |
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Adresse et téléphone du centre
Ils figurent sur la circulaire. Le téléphone du centre n'est à utiliser qu'en cas d'urgence aux heures des repas. Pour les plus petits (jusqu'à 12 ans), il est vivement recommandé de leur écrire régulièrement et de leur fournir suffisamment d'enveloppes, avec du papier à lettre, libellées et affranchies à l'adresse des parents.
Service téléphonique d'information des parents :
L'AROEVEN met à votre disposition un service téléphonique qui a pour objectif d'informer les parents sur le bon déroulement du séjour auquel participe le jeune. Son principe est simple : le directeur du séjour, des animateurs, ou des jeunes enregistrent, par téléphone, les dernières infos sur le déroulement du séjour ou du trajet. Ces informations sont alors immédiatement disponibles pour les parents par téléphone.
Ce service permet facilement et rapidement, d'informer et de rassurer tous les parents concernés. Il est en libre service, 7 jours sur 7, 24 h sur 24, et demeure accessible depuis l'étranger. Ce service est mis à jour régulièrement.
Vous trouverez dans la lettre d'informations aux familles, un mode d'emploi parents (le principe est simple, il suffit de suivre les instructions et de se laisser guider).
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| Convention (non valable pour les individuels) |
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| Une convention entre les Comité d’Entreprise et l’AROEVEN est signée avant chaque séjour. |
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| Départ et Retour |
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Le lieu de départ et de retour des séjours est situé place Dormoy à Bordeaux à proximité de la Gare Saint Jean. En cas de départs multiples le même jour, un deuxième lieu de rendez-vous pourra être fixé.
Pour les voyages en train ou en avion les départs et retours seront organisés directement à la gare ou à l’aéroport.
L' AROEVEN BORDEAUX s'engage à encadrer le groupe de jeunes jusqu’au départ du dernier enfant. |
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| Effectifs |
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Pour chaque séjour, un nombre minimum et maximum d’enfants est fixé par l’AROEVEN. Si le nombre minimum de jeunes par séjour n’est pas atteint, l’AROEVEN sera dans l’obligation de l’annuler et de rembourser les frais engagés par les familles.
Un fois le nombre maximum d’enfants fixé atteint, l’AROEVEN ne prendra plus d’inscriptions. |
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| Encadrement |
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| Durant le séjour les jeunes sont encadrés par 1 directeur BAFD (ou équivalent) et son équipe d’animation (1 animateur BAFA pour 6 à 9 jeunes en fonction de la tranche d’âge et du type de séjour). |
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| Engagements AROEVEN |
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Avant le séjour l’AROEVEN s’engage à :
- Se réunir pour préparer le séjour et élaborer le projet pédagogique
- Organiser l’accueil des familles le jour du départ et du retour
- Envoyer la lettre d’information et répondre à toutes les questions
Pendant le séjour l’AROEVEN s’engage à :
- Faire le point chaque journée dans un souci d’amélioration permanente
- Être dynamique, vigilant et à l’écoute de chacun
- Informer les familles par le biais de notre messagerie vocale
- Mettre en place des temps de parole avec les jeunes
Après le séjour l’AROEVEN s’engage à :
- Tenir compte de vos retours grâce à notre fiche appréciation famille
- Réaliser un bilan d’équipe pour améliorer nos prestations
- Évaluer tous les séjours (activité, destination, structure)
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| Engagements Familles |
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| Les familles s’engagent à fournir tous les documents utiles avant le départ (fiche sanitaire, brevet de natation) et à régler le solde du séjour. |
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| Fiche sanitaire |
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La fiche sanitaire devra être remise par la famille ou le responsable légal de l’enfant avant le départ. Ce document est indispensable car il permet à l’AROEVEN de disposer de toutes les informations nécessaires à la bonne prise en charge de l’enfant durant le séjour.
Pour éviter de vous démunir de votre carnet de santé, copier les pages du carnet de santé relatives aux vaccinations obligatoires en collectivité ou leurs contre-indications (certificat médical). |
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| Forum |
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| Un forum est à votre disposition pour nous laisser vos impressions concernant les séjours, l'accueil, le contact avec l'association, les informations mises à votre disposition, ou toutes questions ou sujets que vous voudriez aborder. |
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| Frais médicaux |
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Durant le séjour L’AROEVEN fait l’avance des frais médicaux, d’hospitalisation ou pharmaceutiques. La famille s’engage à rembourser l’AROEVEN sur facture. La feuille de soins sera délivrée en échange de ce paiement.
Si vous bénéficiez de la CMU vous devez joindre une photocopie de l'attestation de CMU avec le nom du jeune figurant dessus. |
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| Inscription |
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| L’AROEVEN fixe une date limite d’inscription et un nombre minimum et maximum de participants. Les inscriptions sont enregistrées dans l’ordre d’arrivée à l’AROEVEN. |
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| Interdits |
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DROGUE - ALCOOL :
Ces substances licites ou illicites sont strictement interdites dans le cadre de nos séjours.
La possession, l'acquisition, la vente, le partage et/ou la consommation d'une de ces substances sont interdites par la législation française. Le non-respect de la loi sera sanctionné. La sanction pourra aller jusqu'au renvoi.
CIGARETTE :
Concernant la cigarette, il est formellement interdit de fumer dans l'ensemble des locaux accueillant des mineurs.
Pour les ados (plus de 15 ans) une autorisation des parents pourra être demandée pour laisser l'ado fumer.
En outre, il s'agira d'une autorisation restreinte et encadrée (certaines heures autorisées et certains endroits uniquement).
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| Journée rencontre AROEVEN |
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Rendez-vous fin juin pour la "Journée rencontre AROEVEN" !
Jeunes, Parents, Directeurs, Animateurs et Responsable AROEVEN...
Cette journée sera l'occasion pour tous de se rencontrer et de s'informer avant les départs de cet été :
Rencontrer les équipes d'animation de chaque séjour
Poser toutes les questions pratiques liées au départ des jeunes
Etablir un premier contact avec les autres jeunes du séjour
Mais aussi... Découvrir notre association de plus près en rencontrant les personnes qui la font vivre au quotidien : sécrétaires, bénévoles et dirigeants.
Et sûrement... Retrouver des copains et des animateurs rencontrés les années précédentes ! |
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| Lettre d'informations aux familles |
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| Vous recevrez au plus tard 15 jours avant le départ la lettre d’informations séjour précisant les modalités de départ, le trousseau, les coordonnées pour joindre votre enfant durant le séjour, le numéro du serveur vocal, la descritpion du séjour, des activités, de l'itinéraire pour les séjours itinérants, les coordonnées du centre ou des campings, etc. |
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| Modification ou Annulation par l’AROEVEN |
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L'AROEVEN se réserve le droit d'annuler ses séjours si ceux-ci n’ont pas atteint 75% de l’effectif prévu.
Si le séjour auquel votre enfant est inscrit ne peut avoir lieu, l'AROEVEN vous préviendra au plus tard 21 jours avant le départ et proposera, dans la mesure du possible, une formule de remplacement.
Si, pour une raison indépendante de la volonté de l'AROEVEN, les conditions d'hébergement, de transport doivent être modifiées, l'Association en informera immédiatement le participant. De même, si une activité dominante ne peut être pratiquée, l'AROEVEN s'engage à remplacer celle-ci par une activité compensatrice.
Dans ces deux cas, le participant pourra décider :
- soit d'annuler son séjour et la totalité des acomptes versés à l'AROEVEN lui sera remboursée sans autre indemnité,
- soit d'accepter les propositions qui lui sont faites en l'état et sans autre recours ultérieur possible.
Toutes modifications d'horaires de départ et de retour (interdiction de rouler, horaires ou jour modifié par la SNCF ou les compagnies de transport...) indépendantes de notre volonté ne remettent pas en cause les engagements pris à la signature du bulletin d'inscription. |
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| Participant |
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| Les séjours organisés par l’AROEVEN hors catalogue sont ouverts aux enfants de salariés de Comités d’Entreprise de 6 à 18 ans. Depuis plusieurs années l'AROEVEN ouvre ses séjours à l'accueil d'enfants et de jeunes handicapés. Afin de réussir leur insertion, cet accueil est limité. Une demande écrite devra être effectuée par le responsable et par l'établissement spécialisé qui aura établi que le handicap est compatible avec le séjour choisi. |
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| Photos |
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| Les photos ou vidéos prises pendant le séjour pourront être utilisées (brochures d’informations, catalogues, site Internet…) sans qu’aucune compensation ne puisse être réclamée à l’AROEVEN. |
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| Prix |
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Les prix s'entendent tout compris : hébergement, repas, voyage depuis BORDEAUX, activités, encadrement, assurances (sauf assurance personnelle annulation),frais de dossier (prix arrêtés sous réserve de modification de la législation Jeunesse et Sports sur l'encadrement des activités et de la fiscalisation des associations).Nos prix sont forfaitaires : aucun remboursement ne pourra avoir lieu si le jeune n'a pas utilisé une prestation (ex : arrivée directe au centre).Ces prix pourront être modifiés en fonction de la valeur des changes ou du coût des transports.
Aucun jeune ne pourra être admis dans nos séjours si l'AROEVEN n'est pas en possession des autorisations légales (activités et intervention médicale)remplies et signées, au moment du départ. |
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| Projet pédagogique |
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| Avant chaque séjour organisé par l’AROEVEN le directeur et son équipe d’animation se réunissent pour la préparer et mettre en place du projet pédagogique du séjour. Celui ci répond au projet éducatif de l’AROEVEN (Laïcité, Respect et Confiance, Dialogue et Ecoute, Autonomie et Vie collective, Activités et Découverte, Informations et Relations avec les familles). |
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| Repas |
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4 repas sont servis quotidiennement : Le petit déjeuner, le déjeuner, le goûter et le repas du soir.
Pour les enfants de moins de 10 ans, un adulte par table aide au service et veille à ce que chaque enfant se serve en quantité suffisante.
Important : Nous respectons tout régime alimentaire signalé et veillons à ce que l'enfant ait un plat de remplacement lui convenant.
En camping, le groupe de jeunes participe à l'élaboration des menus, à l'achat des denrées et à la préparation des repas.
Les budgets et moyens mis à disposition permettent d'assurer un niveau de qualité et la quantité nécessaire aux jeunes.
Les repas pris depuis le début du séjour jusqu'à sa fin sont pris en charge par l'AROEVEN. Vous n'avez donc pas à fournir de panier repas pour les trajets aller. |
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| Renvoi d’un participant |
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Tout manquement grave aux règles élémentaires de la vie de groupe et aux consignes données par le directeur pourra entraîner l'exclusion d'un participant. Elle sera sans appel. Les parents, le tuteur légal ou les personnes responsables légalement de l'enfant seront alors prévenus personnellement dans les plus brefs délais.
Attention : dans ce cas, tous les frais de rapatriement occasionnés, y compris ceux de l'accompagnateur seront à la charge du responsable légal de l'enfant, et aucun remboursement du séjour, même partiel, ne sera effectué. |
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| Réclamations |
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| Les réclamations concernant les séjours devront être adressées par lettre recommandée à l'AROEVEN dans un délai de trente jours après le séjour. |
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| Retard |
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| Toutes modifications d’horaires de départ et de retour indépendantes de la volonté de l’AROEVEN ne remettent pas en cause les engagements pris à la signature du contrat. |
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| Soins durant la colo (Soins, traitements, accidents) |
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Chaque séjour dispose d'un animateur assistant sanitaire chargé de veiller sur la santé des jeunes et de faire appel à un médecin, au moindre problème.
Pour les enfants ayant un traitement médical ou un régime particulier à suivre pendant le séjour, joindre obligatoirement aux médicaments dans leur emballage d’origine (nom de l'enfant inscrit sur ces derniers), une copie de l'ordonnance récente afin de suivre la prescription médicale.
Les frais médicaux :
Nous avançons le règlement des frais médicaux et pharmaceutiques. Le remboursement est ensuite demandé au responsable de l'enfant qui reçoit alors les justificatifs (feuille de soin et ordonnace) destinés à la Caisse d'Assurance Maladie.
Si le jeune est couvert par la C.M.U. merci de joindre une copie de l'attestation de C.M.U. comportant le nom du jeune.
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| Trousseau, que mettre dans la valise ? |
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Une liste indicative de ce qu'il faudra mettre dans la valise ou le sac (suivant les séjours) de votre enfant vous sera communiquée dans la lettre d'information. Elle vous sera adressée au moins deux semaines avant le départ.
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